Pregled kutija za pohranu dokumenata: vrste, cijene, prednosti i nedostaci

Kutije za pohranu dokumenata pomažu riješiti nekoliko problema odjednom. Omogućuju vam uštedu prostora - voluminozne hrpe papira neće zauzimati prostor na radnoj površini ili u ormaru.

Potrebni dokumenti lako se mogu pronaći u posebno određenom i označenom skladištu. Time se štedi vrijeme i rješava problem kaotično razbacanih listova papira.

Ostaje samo odabrati potrebnu vrstu kutije za pohranu dokumenata.

Zašto i u koje svrhe su potrebni?

Kutije za pohranjivanje dokumenata obavljati nekoliko funkcija odjednom:

• organiziranje prikladnog sustava arhiviranja - možete pronaći potrebne papire što je brže moguće;
• ušteda prostora - zbog svoje kompaktnosti, kutije zauzimaju minimalan prostor;
• zaštita papira od mehaničkih oštećenja, prašine i sunčeve svjetlosti;
• pomoć pri transportu dokumenata s jednog mjesta na drugo, na primjer, prilikom selidbe ureda.

Prednosti i nedostatci

Kutije za pohranu papira imaju očite značajne prednosti:

1. Kompaktnost. Kutije se mogu postaviti na policu u nizu, složiti, a neke sorte se mogu sastaviti u urednu strukturu.
2. Jednostavnost korištenja. Označene kutije za pohranu eliminiraju potrebu za kaotičnim traženjem potrebnih dokumenata.

   Po želji možete naručiti kutiju pojedinačnih veličina prema potrebama prostora.

   Ova spremišta mogu se postaviti vodoravno ili okomito - prikladno je dobiti potrebne papire s bilo kojeg mjesta.

3. Trajnost i pouzdanost. Poseban dizajn skladišta papira ne dopušta im da se deformiraju pod težinom drugih kutija.

Vrste

Najčešći skladišni prostori za dokumente su arhivske kutije i metalne kutije s bravom.

Arhivske kutije

Različitih dizajna i oblika. Klasična arhivska kutija izrađena je od uvezne ljepenke. Ima udubljenja za ruke, što ovo spremište čini praktičnim za nošenje. Neki imaju posebne oznake za popis papira pohranjenih unutra.

U izradi arhivskih kutija također se koristi plastična ili vinilna presvlaka koja imitira kožu. Vrste ovih proizvoda mogu se razlikovati ovisno o vrsti papira koji se u njima pohranjuju. Postoje takve kutije:

1. Okomito. Ove samosastavljene kutije izrađene su od valovitog kartona s dodatkom plastike ili vinil vinila. Spremaju dokumente veličine A4 u okomitom položaju. Ovu vrstu arhivskih kutija obično nazivamo malim. Opremljene su poklopcem na šarkama, vezicama ili čičak trakom.
2. Horizontalno. Univerzalna kutija koja je prikladna za gotovo svaki ured ili arhivu. U njega možete staviti ne samo papire, već i bilo koje druge stvari, na primjer, uredski materijal. Ove jedinice za pohranjivanje opremljene su utorima za ručke, a poklopac se može skinuti ili spojiti na šarke.
3. Cijev. Cilindrična kutija u koju se stavljaju važni papiri smotani u rolu.Cijevi se koriste za transport i pohranjivanje skica ili crteža.

Željezni spremnik

Ovaj uređaj je neka vrsta sefa za dokumente. Pogodan je za pohranjivanje važnih papira u uredu i kod kuće.

Željezni svodovi dolaze u različitim veličinama: od minijaturnih kutija do punopravnih ormara s nekoliko polica.

Ali svi su opremljeni posebnom bravom koja štiti sadržaj sefa od znatiželjnih očiju.

Dodatni sustavi

Te se uređaje teško može nazvati punopravnim kutijama, ali se često koriste i kao pohrana dokumenata.

Stalci za organizatore

Jedan od najjednostavnijih i najpovoljnijih načina za pohranjivanje važnih papira kod kuće iu uredu.. Stalci za rokovnike prikladni su za popunjavanje otvorenih polica i zatvorenih ormara. Prednosti: otvoreni dio skladišta - lako možete vidjeti mapu s papirima koji su vam potrebni. Na rokovnik možete zalijepiti i oznaku.

Ladice za dopisivanje

Ovaj zgodan dodatak za pohranu trenutne korespondencije i papira savršeno će se uklopiti u interijer vašeg doma ili ureda. Izgleda organski na radnom stolu ili otvorenim policama.

Mape datoteka

Mogu primiti dokumente različitih sadržaja i formata. Mape datoteka omogućuju brz pristup sadržaju. Takvi prostori za pohranjivanje vrlo su prikladni za održavanje baze podataka klijenata i stvaranje kartoteka.

Postoje dvije glavne vrste mapa datoteka:

1. Za prezentaciju. Djeluju vrlo reprezentativno, izrađene od kvalitetne kože ili plastike. Koriste se u procesu predstavljanja proizvoda ili poslovnih pregovora.
2. matičari. Izrađen od plastike ili vrlo debelog kartona. Ove se mape koriste za izravno pohranjivanje dokumenata.

Trošak proizvoda

Cijene pohrane dokumenata variraju ovisno o vrsti proizvoda:

• ladice za korespondenciju - 500-1.500 rubalja;
• mape s datotekama - 50-200 rubalja;
• stalci organizatora - 100-200 rubalja, snimači, 300-500 - mape za prezentacije;
• arhivske kutije - 50-500 rubalja;
• metalni sefovi - 5.000-20.000 rubalja.

Preporuke za odabir

Prije kupnje ovog ili onog uređaja za pohranu važnih papira, korisno je razmotriti nekoliko točaka:

1. Materijal proizvoda. Karton, metal, plastika ili željezo - vrsta skladišta prikladna je za odabir specifičnog interijera prostorije.
2. Učestalost kretanja dokumenta. Ako papire pohranjene u kutiji ili rokovniku morate često vaditi, bolje je kupiti lagani proizvod. Dovoljan je stalak za rokovnik, mapa ili mala arhivska kutija od plastike ili kartona. Velike arhivske kutije ili metalni sefovi pogodni su za pohranjivanje arhivske građe i druge dokumentacije koja ne zahtijeva često pregledavanje.
3. Količina pohranjenih dokumenata. Za pohranu trenutne korespondencije i papira koji su naknadno podložni uništenju, dovoljno je nabaviti ladicu na više razina. Stalak za rokovnik i mapa za datoteke prikladni su za pohranjivanje dokumenata, ali ovi uređaji mogu primiti samo određeni broj dokumenata. Arhivske kutije i željezne kutije s nekoliko polica prikladne su za pohranu veće količine papira.
4. Povjerljivost. Vrijednosne papire koje može vidjeti samo njihov vlasnik ili šef tvrtke najbolje je pohraniti u sef ili kutiju s bravom.Za dokumente koji su slobodno dostupni, prikladne su sve druge vrste pohrane.

Kako se može koristiti?

Glavna funkcija ovih proizvoda je organiziranje i prijevoz dokumenata. Ali mogu se koristiti u svrhe koje nisu predviđene, za spremanje i premještanje sljedećih predmeta:

• uredi;
• čitani časopisi ili knjige;
• dječje igračke;
• sezonska odjeća.

Video na temu članka

Kako napraviti organizator za pohranu dokumenata vlastitim rukama, video upute:

Zaključak

Kutije za pohranjivanje dokumenata praktičan su uređaj za organiziranje važnih papira kod kuće iu uredu. Postoji mnogo vrsta takvog skladišta - od stalka za organizatore do masivnog željeznog sefa s bravom. Prilikom odabira kutije morate se usredotočiti na volumen pohranjenih papira, težinu proizvoda i trajanje skladištenja sadržaja.